Title:  Administrative Assistant

STET – Sociedade Técnica de Equipamentos e Tractores, SA has been the official and exclusive representative of Caterpillar in Portugal and Cape Verde since 1961, playing a prominent role in providing equipment and service solutions for various industrial sectors. In addition to Caterpillar, STET also represents other leading brands in the market, such as Sandvik, Pronar, Konrad, MaK, 2G, Noe, and Magni, offering our customers a wide range of options to meet their specific needs.
As part of the TESYA Group, we are committed to the growth of our employees, investing in training and creating an environment that encourages innovation and collaboration.

Main Tasks/Responsibilities 

• Manage office supplies and hygiene consumables, ensuring inventory control, minimum stock levels and timely replenishment.
• Create purchase orders in SAP and ensure the receipt and verification of ordered goods.
• Print, organise and maintain user manuals, CE certificates and other technical documentation for machines and attachments.
• Provide administrative support for fleet management, monitoring vehicle inspections, insurance, legal documentation and mileage records.
• Coordinate the preventive maintenance plan for company facilities, working closely with internal teams to ensure deadlines are met and maintenance activities are carried out efficiently across all branches.

Requirements 

• Secondary education (12th grade) or equivalent.
• At least 2–3 years of experience in an administrative role.
• Knowledge of SAP (preferred).
• Knowledge of financial processes, particularly VAT codes and purchase order procedures (preferred).
• Availability to travel within Portugal.
• Valid driving licence.
  
  
  

Profile

• Strong organisational skills and attention to detail;
• Proactive, responsible and reliable;
• Excellent communication and interpersonal skills;
• Team player with a collaborative attitude;
• Ability to manage multiple priorities effectively;
• Dynamic, flexible and solution-oriented.

Opportunity

• The opportunity to join a solid, dynamic and continuously growing company.
• Competitive employment package and salary conditions, according to the candidate's profile and experience.
• Specific technical training to ensure the successful performance of the role.

Principais tarefas/Responsabilidades

• Gerir o economato e os consumíveis de higiene, garantindo o controlo de inventário, níveis mínimos de stock e realização de encomendas;
• Elaborar encomendas em SAP e assegurar a recepção e conferência das mesmas;
• Efetuar a impressão e organização de manuais de utilização, certificados CE e restante documentação técnica de máquinas e acessórios;
• Assegurar o controlo administrativo da frota, acompanhando prazos de inspeções, seguros, documentação legal e quilometragem das viaturas;
• Acompanhar o plano de manutenção preventiva das instalações, em articulação com as diferentes equipas da empresa, garantindo o cumprimento dos prazos e agilizar as intervenções necessárias, junto das filiais.
  
  
  
  

Requisitos

• 12º ano de escolaridade;
• Conhecimentos de SAP (preferencial);
• Mínimo 2 a 3 anos de experiência em trabalho administrativo;
• Conhecimentos na área financeira, nomeadamente códigos de IVA e processos associados à emissão de encomendas (preferencial);
• Disponibilidade para viagens nacionais;
• Carta de condução.
  
  
  

Perfil

• Elevada capacidade de organização e atenção ao detalhe;
• Sentido de responsabilidade, autonomia e proatividade;
• Boa capacidade de comunicação e relacionamento interpessoal;
• Espírito de equipa e facilidade em trabalhar de forma colaborativa;
• Capacidade de gestão de prioridades e resolução de problemas;
• Dinamismo, flexibilidade e orientação para resultados.

Oportunidade 

• Integração numa empresa sólida, dinâmica e em constante crescimento;
• Regime de contratação e condições salariais de acordo com o perfil do candidato;
• Formação específica para o adequado desempenho da função.